همان طور که در مقالات پیشین گفته شد، متقاضیان جهت ثبت اظهارنامه ی علائم تجاری می بایست  با ورود به سامانه ی http://ip.ssaa.ir  اقدام به ثبت علامت نمایند. سپس، مرجع ثبت ، اظهارنامه و ضمائم آن را از لحاظ رعایت جنبه های شکلی و شرایط مقرر در قانون و  آیین نامه و همچنین تطبیق طبقه یا طبقات اعلامی با طبقه بندی بین المللی مورد بررسی قرار می دهد ، در صورتی که اداره به دلیل رعایت الزامات قانونی و عدم وجود مشابه و یا عین علامت درخواستی ، علامت را قابل ثبت بداند ، اجازه ی انتشار آگهی مربوط به آن را صادر می کند و در صورتی که در مدارک ارسالی و یا تنظیم محتوای اظهارنامه نقصی وجود داشته باشد ابلاغیه ی رفع نقص می فرستد.ابلاغیه ی رد اظهارنامه نیز زمانی اتفاق می افتد که در عنوان و یا تصویر علامت ، الزامات قانونی رعایت نشده باشد یا اینکه پس از بررسی مشابه و یا عین علامت درخواستی برای کالاهای مورد نظر شما، قبلاً به نام شخص دیگری ثبت شده باشد وحالت دیگر نیز  ممکن است زمانی پیش آید که بخشی از کالاها و یا خدمات  قابل ثبت نباشد که در این صورت ابلاغیه ی رد بخشی از موارد خواسته شده در اظهارنامه صادر می شود. در ضمن ،تاریخ ابلاغیه ای که در خلاصه پرونده رویت می شود به منزله ی تاریخ ابلاغ قانونی تلقی می گردد.

پاسخ اداره از طریق بخش پیگیری اظهارنامه و خلاصه پرونده قابل مشاهده است و تمامی مکاتبات در خصوص اظهارنامه از طریق سامانه ی http://ip.ssaa.ir، بخش ثبت انواع درخواست (رفع نقص،پرداخت حق الثبت،تمدید،انتقال و ...) امکان پذیر است. لازم به یادآوری است ، در ابتدای مراحل ثبت علامت تجاری، از متقاضی شماره موبایل و نامه الکترونیکی (e-mail) خواسته می شود که جهت رفع نقص برند، مراتب طی اخطاری از این طریق نیز، اعلام خواهد شد.
برای درخواست رفع نقص باید روی گزینه ثبت انواع درخواست ( رفع نقص ، پرداخت حق الثبت، تمدید ، انتقال و ...) کلیک نموده و پس از ورود شماره اظهارنامه و رمز ، موضوع درخواست را ( درخواست رفع نقص) انتخاب نمایید.
مهلت رفع نقص برای اشخاص مقیم ایران 30 روز و برای اشخاص مقیم در خارج در ایران 60 روز از زمان ابلاغ محاسبه می شود.
چنانچه متقاضی در مهلت مقرر قانونی به هر علتی نتواند نقایص اعلامی را رفع نماید، مرجع ثبت اظهارنامه را رد و مراتب را با ذکر علت یا علل رد به متقاضی ثبت ابلاغ خواهد کرد.( لذا می بایست مراحل ثبت از ابتدا از سر گرفته شود )
نکته : هر درخواست فقط یک بار امکان ارسال دارد و تا اعلام نظر کارشناسی ، امکان ثبت درخواست مجدد ، از آن نوع وجود ندارد.